El principio 80/20 nos permite multiplicar nuestros logros mientras escapamos de la tiranía del exceso de trabajo.

Richard Koch

El principio 80/20

Bienvenidos al principio 80/20, descubierto por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1897, el principio muestra la falta sistemática y predecible de equilibrio. Se trata de permitir a grupos y organizaciones obtener mejores resultados con menos esfuerzo.

Crónica de “El principio 80/20”

¿En qué consiste? El principio afirma que una minoría de las causas o esfuerzos lleva a una mayoría de los resultados y/o beneficios. El 80% de las consecuencias viene del 20% de las causas. Por ejemplo: el 80% de lo que consigues en tu trabajo viene del 20% del tiempo que le dedicas. Al contrario de lo que mucha gente piensa, existe un desequilibrio entre las causas y los resultados.

Este caso se da a menudo en los negocios, el 20% de los productos proporciona el 80% de los ingresos. Lo mismo sucede con los clientes. En la sociedad el 80% de los criminales son responsables del 20% de los crímenes. A penas nos ponemos el 20% de nuestra ropa el 80% del tiempo.

¿Por qué es un principio tan importante? Porque no es intuitivo. Tenemos tendencia a pensar que todos los clientes son igual de importantes, que cualquier euro en ventas es igual de importante que cualquier otro. Que todos nuestros amigos tienen más o menos el mismo valor. Que cada día, semana o año que hemos vivido tienen la misma importancia. Tenemos tendencia a pensar que el 50% de las causas nos van a dar el 50% de los resultados, parece la explicación natural pero es una falacia. El principio 80/20 estima que hay muchos tipos de desequilibrios, pueden ser 65/35, 70/30 o 99.9/0.1. En cualquier caso, los dos números no tienen por qué sumar 100.

Potenciar el sentido del principio 80/20 puede dar resultados desproporcionados. Los ricos no son más ricos porque tengan mejores capacidades si no porque la riqueza engendra riqueza.

Hasta un cierto punto, una nueva fuerza – un nuevo producto, enfermedad, tendencia, un grupo de rock – tiene un camino difícil para salir adelante. Un gran esfuerzo da pocos resultados. Aquí es cuando la mayoría de los pioneros abandonan. Pero cruzada un cierta línea el resultado es opuesto. Este es el punto crítico. Una empresa que saque un producto un 10% mejor que el de sus competidores puede obtener una cuota de mercado un 200% mayor.

Este principio puede permitir destinar los recursos desaprovechados a fomentar el 20% que nos dan el 80%. O bien a utilizar el 80% “desaprovechado” para que imite al 20% más eficiente.

Cómo pensar 80/20

El principio 80/20 compara 2 sets de datos cada uno con un total del 100%. De ahí que no tenga por qué sumar 100: el 25% de los productos puede darnos el 65% de los beneficios.

El análisis 80/20

Necesitas 2 sets de datos convertidos en porcentajes. El primero sobre objetos o personas y el segundo sobre algunas características importantes relacionadas con ellos. Lo importante es la comparación entre los 2 grupos de datos. Es una forma empírica para medir posibles relaciones entre aportaciones y resultados. Generalmente se utiliza para mejorar las relaciones encontradas. Por ejemplo: el 80% de tu placer podría venir del 20% de tus actividades de entretenimiento, por lo tanto, seria lógico aumentar el tiempo de las últimas.

El pensamiento 80/20 y es necesario porque no siempre tenemos tiempo para ser analíticos. Para pensar con el principio debemos preguntarnos: ¿cuál es el 20% que nos lleva al 80% de los resultados? Este pensamiento está destinado a cambiar tu comportamiento y a focalizarte sobre el 20% más importante.

La ley de Pareto aplicada al mundo de los negocios

Fue cuando los bienes de producción japoneses empezaron a invadir los EE.UU. en los años 70 que las grandes corporaciones americanas tomaron en serio este principio utilizando incluso programas adaptados para esto. En tu empresa, si algo no aporta valor o apoyo, elimínalo. Elimina el 80% de lo que sobra, o de los desperdicios, gastando solo el 20% de lo que te costaría eliminar el 100%.

La industria informática fue pionera usando la ley de Pareto. Normalmente, a penas usamos el 20% de las capacidades de un ordenador o programa durante el 80% del tiempo. Los ingenieros de IBM tomaron nota de esto optimizando los códigos más usados para ganar velocidad y obtener así una ventaja competitiva en sus procesadores.

En el mundo de la empresa, el principio 80/20 nos dice los siguiente:

  • En cualquier mercado, algunos proveedores serán mucho mejores que los demás abasteciendo las necesidades de los consumidores. Éstos proveedores obtendrán precios superiores y mayores cuotas de mercado. Otra variante sería que, en cualquier mercado, algunos proveedores serán capaces de ofrecer más por el mismo dinero o reducir sus precios por el mismo producto.
  • Algunos proveedores generaran unos excedentes muy superiores a otros. Estas reinversiones a su vez permiten a estas empresas afianzar su posición (mayor cuota de mercado, facilitar el acceso al crédito, etc.).
  • Con el tiempo el 80% del mercado estará abastecido por el 20% de los proveedores que además serán los más rentables.
  • Finalmente, ningún equilibrio es eterno, y con el tiempo estos roles pueden cambiar.

De aquí podemos sacar tres conclusiones con serias implicaciones para nuestras acciones futuras:

  1. Las empresas exitosas operan en mercados donde es posible para ellas generar los máximos ingresos con el mínimo esfuerzo.
  2. Cualquier empresa puede tener un ingreso extra en gran medida enfocándose en los mercados o segmentos de consumidores que en el momento presente le generan los mayores beneficios.
  3. Las empresas deberían reforzar aquellas áreas donde generan los máximos excedentes.

Salvo que tu empresa sea muy pequeña o muy simple, da por hecho que el 80% de tus beneficios viene del 20% de tus actividades o ingresos. La clave está en saber qué 20%. Para ello puedes realizar varios análisis 80/20.
Por producto o grupos de productos similares:

  • Analiza los ingresos para el ultimo periodo, cuatrimestre o mes y asegúrate de quitar los costes para ver los beneficios.
  • Asignando recursos a los productos que más beneficios dan, puede que sólo subas tus ingresos un 20% pero tus beneficios un 50%.
  • Para paliar los productos con rendimiento intermedio puedes subir los precios.
  • O finalmente, eliminar los peores productos.

Podemos hacer este análisis con cualquier otra categoría relevante para el negocio: clientes, geografía, canal de distribución, personal de ventas o segmento competitivo (donde te enfrentas a un competidor diferente o dinámicas competitivas diferentes comparado con el resto de tu negocio).

El análisis 80/20 en una consultoría estratégica, mi caso:

  • Los proyectos grandes pueden suponer solo un pequeño porcentaje de los ingresos pero unos beneficios muy superiores.
  • Analizando los clientes más antiguos éstos realizan la mayor parte de los beneficios, son menos sensibles al precio y más baratos de atender. Los clientes que no sean identificados como clientes para el largo plazo son loss-makers.
  • Algunos proyectos podrían no ser rentables, mejor no hacerlos.

La segmentación es la clave para comprender y hacer subir los beneficios. Una vez que se identifican los segmentos más rentables la clave está en enfocar ahí los recursos. Pero cuidado, hay otras 2 preguntas para tomar decisiones que van más allá de los beneficios:

  • ¿Es el segmento un mercado atractivo en el que posicionarse?
    • Barreras de entrada para los competidores, más demanda que capacidad, no hay amenazas por nuevas tecnologías, poder de negociación de los proveedores y clientes.
  • ¿Cómo de bien está posicionada la empresa en cada segmento?
    • Cuota de mercado, nivel tecnológico.

Ojo los análisis 80/20 son necesarios pero no el único punto para una buena estrategia. Simplemente, es una buena manera de empezar. El principio puede mostrarte si tu estrategia no es correcta o dónde podría ser interesante multiplicar tus esfuerzos. La siguiente tabla muestra un análisis para ayudarte a orientar tus esfuerzos:

Producto Mercado atractivo Empresa bien posicionada Rentabilidad
Producto 1 Si Si Pérdidas
Producto 2 No Moderado Baja
Producto 3 No No Alta
Producto 4 Si Si Muy alta
Producto 5 Si No Aceptable

 

4 normas para tomar decisiones con el principio 80/20

  1. No todas decisiones son muy importantes. A penas una quinta parte. Por lo tanto no hagas un análisis extensivo para todas ellas. Si dudas enormemente a veces es mejor pensar qué decisión tiene un 51% de probabilidades para ser mejor.
  2. Las decisiones más importantes a menudo se hacen por defecto. Los mejores managers se marchan porque no has sido capaz de ver su desafección a tiempo. Tus competidores triunfan en un producto porque pensaste que nunca triunfaría. Todo esto, cuando sucede, es muy difícil verlo venir con toneladas de análisis de datos. Hace falta intuición.
  3. Si lo que decidiste no funciona, cambia de opinión lo antes posible.
  4. Cuando algo funciona bien, dobla tus apuestas.

Unos breves consejos en la aplicación del principio para el mundo de la negociación. Lo cierto es que solo unos cuantos puntos importan en cada negociación. Por ejemplo, si negocias unos precios para unos materiales, a penas el 20% de ellos va a impactar en el 80% de tus costes. Esto te indica dónde debes y no debes hacer concesiones durante la negociación. Por otra parte, no debemos ser impacientes. Se ha demostrado que el 80% de las concesiones se realizan durante el 20% del tiempo al final. Para negociar el sueldo con tu jefe entre las 9:00 y las 10:00, deberías empezar a apretarle a las 9:55.

7 puntos clave para el éxito usando el principio 80/20

  • Para de pensar 50/50 y piensa de forma asimétrica: 80=20.
  • Espera lo inesperado, el 20% te llevará al 80%.
  • Busca el 20% más poderoso y usa todos tu recursos para multiplicarlo.
  • No esperes que el 20% de hoy sea el 20% de mañana.
  • Desarrolla tu mente para que el 80% de las cosas que no aportan, no enturbien tu búsqueda del 20% más importante.
  • Busca alianzas en tu entorno, pero recuerda, solo el 20% serán poderosos aliados.
  • Poda despiadadamente el 80% de las actividades menos eficientes.

El terreno personal. Trabaja menos, disfruta más.

Las características para el pensamiento 80/20 son que es reflexivo, no convencional, hedonístico, estratégico, no linear y que combina la ambición de querer mejorar con la relajación dado que vamos eliminando gran parte de la ineficiencia.

El pensamiento 80/20 se enfoca en que la vida debe ser disfrutada. Mucha gente pasa demasiado tiempo con gente con la que realmente no disfruta. Tienen trabajos sobre los cuales no están entusiasmados. Hemos sido condicionados a pensar que la alta ambición va asociada a un trabajo hiperactivo, y a un sacrificio enorme propio y del entorno. Esto no es necesario ni deseable. Gran parte del éxito puede venir de un número mínimo de decisiones.

El uso del tiempo

La mayoría de nuestros éxitos más importantes se consiguen en un tiempo mínimo. El 80% del éxito se obtiene con un 20% del tiempo invertido. En efecto, el 80% de nuestra felicidad la hemos vivido durante un 20% de nuestro tiempo. Nuestras vidas están afectadas para bien y para mal como consecuencia de muy pocos eventos y consecuencias.

Si hacemos un buen uso del 20% de nuestro tiempo entonces no nos faltará tiempo. No se trata de gestionar mejor tu tiempo dado que la gestión del tiempo se basa en que sabemos qué hacer y qué no. No tiene sentido buscar mejoras mínimas porque solo hacemos un buen uso del tiempo el 20% del mismo. Luego, si duplicáramos este 20% más productivo podríamos trabajar 2 días por semana y obtener un 60% más. ¿Pero, cómo podemos conseguirlo?

Lo primero, debemos disociar esfuerzo y recompensa. El trabajo duro, en el sentido de sacrificio, lleva a un bajo retorno. Por el contrario, hacer lo que queremos con perspicacia lleva a un retorno alto. No se trata de ser vago, trabajar es un acto natural que satisface una necesidad intrínseca. Se trata de combinar trabajo y placer. El problema es que la gente trabaja muy duro en áreas equivocadas.

Hay que liberarse gradualmente de las obligaciones impuestas por otros. La fase de trabajar para otros con una cierta noción de seguridad esta demostrando ser una fase transitoria en la historia del mundo del trabajo. El autor menciona que dentro del 20% que consigue más, las personas trabajan para ellos o actúan como tal en el seno de las empresas.

Algunas pautas para aplicar el principio con el uso del tiempo:

  • Encuentra el 20% que te da el 80%
    • Encuentra tus islas de felicidad o de mayores logros: momentos, periodos y analiza lo que tienen en común.
    • Repite el procedimiento para las islas de no felicidad.
    • Los mismo para los periodos de esterilidad y baja productividad.
  • Multiplica el 20% que te da el 80%
    • No necesariamente duplicando el 20% obtendrás otro 80%, puede ser menos pero habrá un aumento notable.
    • No se trata de duplicar exactamente si no de identificar los puntos en común. Aísla aquello que se te da mejor.
    • Un objetivo razonable puede ser aumentar el 20% que más te da hasta un 40% en un año.
    • Cambiar hasta un 100% solo se puede lograr cambiando de carrera profesional o estilo de vida. La alternativa es que tu máximo potencial nunca será alcanzado.
  • Elimina o reduce las actividades de bajo valor
    • A veces nos decimos que no es posible, piensa de manera excéntrica. Si las actividades son de bajo valor, nadie las notará.

10 actividades de bajo valor añadido en el uso del tiempo

  1. Cosas que los demás quieren que hagas
  2. Cosas que siempre se han hecho de una determinada manera
  3. Cosas en las que normalmente no eres bueno
  4. Cosas que no te gusta hacer
  5. Cosas que siempre se interrumpen
  6. Cosas en las que a penas unos pocos están interesados
  7. Cosas que ya te han llevado el doble de tiempo de lo que esperabas en ocasiones anteriores
  8. Cosas en las que tus colaboradores no eran de fiar o de baja calidad
  9. Actividades cuyo ciclo es predecible
  10. Responder al teléfono, yo incluyo también al email

10 cosas de alto valor en las que usar tu tiempo

  1. Actividades que te hacen progresar hacia tu propósito en la vida
  2. Cosas que siempre has querido hacer
  3. Cosas con una relación 80/20 entre tiempo y resultados
  4. Maneras innovadoras de disminuir el tiempo necesario o multiplicar los resultados
  5. Cosas que los demás te dicen que no pueden hacerse
  6. Cosas que otra gente ha hecho con éxito en un ámbito diferente
  7. Cosas que usan tu propia creatividad
  8. Cosas que otros pueden hacer por ti con poco esfuerzo por tu parte
  9. Cosas con colaboradores eficientes
  10. Cosas que son ahora o nunca

Siempre pregúntate: ¿Es poco convencional? ¿Multiplicará mi eficiencia?

El trabajo

Si eres bueno en algo, seguramente sepas cómo satisfacer a los demás con ese algo y el dinero vendrá solo. Y si realmente te encanta serás muy bueno y probablemente ganes un sueldo superior al de la media.

Qué hacer si la oferta excede la demanda, por ejemplo si quieres ser actor: no te rindas, trata de buscar mercados donde la oferta y la demanda estén más equilibrados, piensa de forma creativa. Busca un nicho que te guste y donde puedas destacar como un líder reconocido. No te amoldes a lo que dictan las convenciones sociales.

Tampoco tiene que haber un conflicto entre ocio y trabajo, especialmente ahora que la industria del ocio no para de crecer. También puedes transformar tu hobby en un negocio, aunque esto es más fácil decirlo que hacerlo seguro que no es imposible. Lo más importante es recordar que es más fácil transformar el entusiasmo en trabajo que hacer que tu trabajo te entusiasme.

Trabaja lo que necesites, si eres más feliz en el trabajo que fuera del mismo quizás deberías trabajar más o cambiar tu vida fuera del trabajo.

Pero recuerda, el dinero está sobrevalorado, la fábula de Midas está basada en cierta realidad. Además, económicamente hablando, a partir de un cierto punto una cantidad mayor de dinero a penas te va a dar una mínima cantidad extra de felicidad, la ley de Pareto es paralela a la ley de rendimientos decrecientes de producción.Trabajar más te puede llevar a gastar más: vivir cerca del trabajo en una zona céntrica más cara, externalizar labores del hogar, entretenimiento más caro. Al final tu estilo de vida te puede dominar y no al revés.

Un par de consejos para de cara al éxito profesional:

  • Internaliza que el conocimiento es poder, cultiva tu curiosidad.
  • Identifica tu mercado, tus consumidores más importantes, y céntrate en ellos.
  • Aprende de los mejores, aquellos que destacan piensan de forma diferente, se diferencian de la masa.
  • Conviértete en freelance pronto en tu carrera. Para ser capaz de posicionar tus esfuerzos en el 20% más eficiente y absorber su retorno, tienes que salir de una gran corporación donde muchos managers cobran más de lo que aportan y dónde el directivo ultra eficiente está pagado por debajo de lo que le aporta a la empresa. Si eres 5 veces más productivo que tus compañeros, en la mayoría de los casos, dudo que te vayan a pagar 5 veces más que a los demás.
  • Sé claro a propósito del punto óptimo, aunque esto es más fácil decirlo que hacerlo, los viejas costumbres tardan en desaparecer.

Las relaciones

Nuestras relaciones están en el centro de nuestras vidas. El 80% del valor que nos aportan nuestras relaciones viene del 20% de las mismas. Por desgracia, empleamos mucho menos del 80% de nuestra energía para ese 20% que crea el 80% del valor.

Por ello, deberíamos analizar nuestras relaciones para ser coherentes con la energía que les dedicamos y el valor que nos aportan. De cara a filtrar a aquellos amigos con los que más podemos progresar os recomiendo este artículo del blog de Steve Pavlina: ¿Son tus amigos un ascensor o una celda?

El dinero

Si estás interesado en ganar más dinero, deberías saber que es más probable que seas rico gracias a la inversión que por tu trabajo, por lo que al principio tendrás que hacer un esfuerzo por ahorrar. Debido al efecto multiplicativo del interés compuesto, tienes que invertir pronto o vivir mucho tiempo. Invertir pronto parece una estrategia sobre la que tendrás un mayor control. Para aprovechar este efecto invierte con una estrategia diseñada para el largo plazo

La felicidad

El autor finalmente analiza ciertas formas para ser más feliz con el principio 80/20 y termina dando ciertos consejos para alcanzar la felicidad.

  • Identifica las veces en las que has sido más feliz y extiéndelas tanto como puedas.
  • Identifica las veces que has sido menos feliz y redúcelas tanto como puedas.

Por otro lado, se pueden desarrollar hábitos para cultivar el optimismo. Por ejemplo: yo me estreso cuando el metro está saturado, me pongo de mal humor cuando tengo que enfrentarme a la burocracia, o cuando salgo del trabajo y no he visto el sol. Por lo tanto, si trabajara como funcionario en un país del norte con pocas horas de sol, aumentarían mis probabilidades para ser infeliz. He de evitar esas situaciones todo lo posible. Evitar moverme en las horas puntas (o vivir cerca del trabajo), pagar a alguien para que gestione mis trámites burocráticos, salir a la montaña o al campo los días de sol, y como resultado de esas acciones podré aumentar mi felicidad. Tu puedes escribir qué puntos son los que te causan presión o estrés y crear así hábitos para aumentar tu optimismo.

Conclusión y crítica

Es un libro con muchísimos puntos interesantes, especialmente el del análisis 80/20 para un negocio o el uso de nuestro tiempo como guía para ayudarnos a tomar las decisiones adecuadas.

En mi caso por ejemplo, utilizo en el trabajo RescueTime lo que permite ver en qué programas debería mejorar mi conocimiento para ser más productivo. Conforme a la ley de Pareto, el 80% del tiempo utilizo el 20% de los programas, en ese 20% de los programas es donde debería dedicar un poco de tiempo al día para mejorar mis habilidades. De igual manera, trato de reducir el tiempo que paso con los emails. También he analizado cuales son la cualidades que más se valoran en la empresa para avanzar en mi desarrollo profesional. La clave está en aislar las partes de tu carácter, estilo de trabajo, de vida y relaciones que, medidas y comparadas con el tiempo y energía que requieren, te aportan un valor mucho mayor en comparación con el tiempo invertido y multiplicarlas.

Por otro lado también tiene puntos en los que estoy en desacuerdo. Por ejemplo, aunque está bien especializarse para volverse imprescindible, también corres el riesgo de encasillarte o de sufrir con mayor intensidad los efectos de algún desarrollo tecnológico importante en tu campo que te deje fuera de juego. Al final el autor aporta muchas más notas personales cada vez menos vinculadas con la ley de Pareto, aunque personalmente estoy de acuerdo con muchas opiniones del autor.

Puntos fuertes:

  • Muy estratégico para el mundo de los negocios, empresa o laboral en general.
  • Te abre los ojos de cara a muchas conclusiones preconcebidas.
  • Centra las ideas en el camino de la eficiencia y no del sacrificio.

Puntos débiles

  • Falta profundizar un poco más en el lado práctico aunque entiendo que cada caso es un mundo, el libro solo da las bases en muchos temas.
  • Aunque esté de acuerdo con los puntos del final, se aleja del análisis para apoyar sus argumentos con una perspectiva muy personal.

Recursos: 

Además de su longitud, ¿cuales son para ti los puntos débiles del artículo?

El desafío PMBA

Nota: Este artículo al principio tenía 6000 palabras, al final 3500, tengo que empezar a tomar notas de forma mucho más precisa y así reducir tiempos.

Precio del libro 8,82€ (ebook)
Coste total del desafío 15,96€
Tiempo de lectura 5h
Tiempo de escritura del artículo 5h
Tiempo total 19h

El ebook en inglés en kobo.

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