Hace unas semanas escribí la crónica del libro Organízate con Eficacia de David Allen (Getting Things Done – GTD). Ahora voy a explicar cómo utilizo su sistema para tener “una productividad sin estrés”. Lo ideal es que hayas leído el libro antes, pero si no es el caso puede que aún así encuentres información útil en este articulo. Aquí tienes un esquema que resume el método GTD:

Hay muchas maneras de poner este sistema en práctica, pero podríamos decir que existen 2 variantes: Papel y Digital. Yo utilizo el sistema digital:

  • Por la comodidad que ofrecen los smartphones para introducir la información (en este sentido, las libretas son menos prácticas, el móvil lo llevas a todas partes, incluso si sales por la noche).
  • Porque combinando el sistema con Evernote, me permite tenerlo todo sincronizado automáticamente en un numero infinito de dispositivos (una vez más, el sistema de papel es menos práctico y eficiente).
  • Porque soy una persona que cuando necesita un papel, no sabe dónde lo ha metido. Curiosamente, con las carpetas de mis discos duros siempre he sido mucho más organizado. Esto no quita que tenga ciertas cosas importantes en formato papel, pero estamos hablando de una carpeta A4 de unos 2cm de grosor, los documentos que no me importa subir a internet los escaneo y me deshago del papel.
  • Porque puedo tener acceso a la mayor parte de mi información en cualquier lugar (si no voy a tener internet guardo las notas de Evernote en la memoria local).
  • Además, Evernote es gratuito.

El sistema en Evernote

El programa te permite clasificar Notas (donde puedes meter información), dentro de Libretas y éstas a su vez pueden ir dentro de Pilas. Por ejemplo: puedes tener una Pila de “Tareas para realizar algún día”, dentro una Libreta con “Lecturas” y dentro una Nota para “Libros de mi MBA Personal”.

Debajo podéis ver las 6 Pilas que tengo en Evernote (están en inglés porque me leí el libro en ese idioma):

organizate con eficacia evernote

A continuación describo cómo utilizo el sistema.

En cualquier momento, cualquier idea que tenga o tarea que me venga a la cabeza va a la Libreta Inbox o “Cosas que hacer” creando una nueva nota para esta idea.

Los viernes organizo esta carpeta dentro mi “organización y revisión del sistema semanal” tal y como viene explicado en el libro. ¿Por qué el viernes? Porque las ideas de la semana que he apuntado todavía están frescas, porque si necesito contactar con alguien del trabajo aún estoy a tiempo, y porque así empiezo el fin de semana con la mente “vacía” (estas ideas no son mías, son consejos del autor y funcionan).

Siguientes Acciones

Cuando realizar las acciones de la libreta “Cosas que hacer” me lleva menos de 2 minutos, las hago en seguida. Si me van a llevar algo más y están dentro de mis prioridades a corto plazo, entonces van en la Pila de Siguientes Acciones (next actions) donde tengo 4 libretas:

  • en casa
  • en el trabajo
  • en cualquier lugar
  • y una última para reuniones (formales e informales).

Las acciones que meto en estas carpetas son acciones especificas que puedo realizar en cualquiera de las 4 circunstancias. Puedes adaptar estas Libretas a tus necesidades, hay gente que tiene una Libreta “en el ordenador” para tareas relacionadas con el mismo. Mi consejo para esta Pila: cuantas menos Libretas mejor, y cuantas menos Notas por Libreta mejor. Tener mil cosas que hacer solo fomenta la procrastinación. Mejor tener pocas acciones pero hacerlas, y después añadir más, antes que sentirte abrumado por todo lo que tienes que hacer y ver la misma lista semana tras semana. Esto es algo que corregí después de leerme el libro por segunda vez (el autor te recomienda, acertadamente, que te lo vuelvas a leer al cabo de 6 meses).

Si las acciones no son urgentes, o todavía es pronto (por ejemplo un idea de un artículo para el blog), entonces pueden en ir en las Pilas restantes.

Proyectos

En la Pila de Proyectos irían Libretas como:

  • proyectos del trabajo
  • proyectos personales
  • y alguna libreta para un proyecto gordo (como por ejemplo un inversión importante, o si perteneces a alguna asociación fuera del trabajo, etc.)

Normalmente, dentro de cada Libreta suele ir un proyecto por Nota. Para proyectos de gran tamaño a veces uso una Libreta completa donde Nota es una parte del proyecto (pero es raro, las Notas dan mucho de sí y además dentro puedes meter archivos en pdf, word, excel, etc.).

Delegado

En esta Pila van todas aquellas tareas que hallamos delegado en otras personas. Yo solo tengo 2 Libretas: Personal y Trabajo.

Algún día / tal vez (incubación)

Aquí pongo proyectos o tareas que me gustaría hacer en un medio – largo plazo. Algunas ideas para las Libretas:

  • Trabajo
  • Ideas para regalos
  • Ideas para viajes
  • Lecturas
  • Cosas que comprar
  • Cosas por aprender
  • Cosas que hacer con la familia
  • Ideas – misceláneo (limpiar el trastero, ordenar fotos, etc.)
  • Ideas de negocios

Referencias

En esta Pila va información de referencia que me puede ser útil en muchos campos. Algunas ideas para las Libretas:

  • Ideas/apuntes para la creación de un blog
  • Listas (en el sentido de checklists en inglés, por ejemplo una lista de cosas a llevar siempre para viajes de trabajo)
  • Temas de salud (médicos consultados, especialistas recomendados)
  • Recetas, restaurantes
  • Curiosidades
  • Inspiraciones y afirmaciones
  • Áreas en las que enfocarse
  • Referencias del trabajo
  • Vinos
  • Estrategias para negocios (en contraste con la Libreta de “Ideas para Negocios”)

Por último, la Pila de Completado es opcional, ahí irían las tareas terminadas. La Libreta de “Cosas que hacer” es esencial (Inbox).

Algunos consejos prácticos para usar Evernote

Tanto si usas Mac como Windows, puedes descargarte el programa gratuitamente en tu ordenador. Aquí solo tienes que crear las Pilas, Libretas y Notas que necesites.

Igualmente, si tienes un smartphone, o una tableta, descárgate la aplicación así como el widget (si eres de Android). Para capturar cualquier tipo de información, solo tienes que crear una nueva nota usando el widget con la opción disponible directamente desde tu pantalla principal :

Evernote Widget 2

Verifica que la Nota se encuentra en la Libreta de “Cosas que hacer” (Inbox) si se trata de cualquier tipo de información que no te da tiempo a archivar en el momento, ya lo harás cuando hagas tu organización semanal:

Evernote Nota de Entrada

Para desplazar Notas entre las distintas libretas, solo tienes que arrastrarlas en windows o en tu móvil, cambiar el nombre de la Libreta dentro de la Nota en la misma zona de verde de la imagen de arriba.

Los emails

Cuando crees tu cuenta en Evernote te darán un correo: nombredeusuario.número@m.evernote.com. Guarda este correo dentro de tu servicio de emails habitual, cada vez que te manden información útil que quieras archivar solo tienes que darle a reenviar a tu dirección de correo de Evernote.

Si quieres mandar el correo a una libreta en particular, debes ponerla en el asunto del email con un @ delante. Supongamos que mi amigo Pepe me manda un email con el asunto “Idea para Posible Viaje de Verano”, yo reenviare este email a mi cuenta de Evernote poniendo en el asunto “Idea para Posible Viaje de Verano @Ideas para viajes” para que se guarde directamente en la libreta de “Ideas para viajes”. Puedes poner la libreta que prefieras incluyendo la de “Cosas que hacer” (Inbox).

Para los emails que tengo que contestar, tengo una carpeta de “Siguientes Acciones” tal y como viene explicado en el libro.

Evernote Web Clipper

Este es un programa adicional (plugin) que se puede instalar gratuitamente en la mayoría de navegadores. Muy sencillo de usar, con él puedes archivar en Evernote cualquier información de interés que veas en Internet en la Libreta que quieras (artículos, trozos de artículos, imágines, etc.). Cuando archives la información, Evernote Web Clipper creará una nueva Nota dentro de la Libreta indicada.

Otras funciones

Finalmente, Evernote te permite añadir alarmas y etiquetas a las Notas. Yo no uso ninguna de las dos. Por un lado, porque no quiero complicar más el sistema. Por otro, porque las alarmas ya están en mi calendario y están sincronizadas con el móvil y Outlook en el trabajo, y en lo referente a las etiquetas no creo que sean necesarias si realizas la revisión semanal de tu sistema de organización tal y como viene descrito en Organízate con Eficacia.

Si decides utilizar etiquetas para tus notas, recuerda que también debes revisarlas semanalmente para que sean útiles. Aquí tienes un ejemplo en Inglés de cómo usar las etiquetas de manera avanzada combinando GTD con Evernote.

Dentro de Evernote en tu escritorio, en la parte de Herramientas, Opciones, tienes una pestaña con atajos de teclado para utilizar Evernote todavía más rápido.

Conclusión

Aunque existen otros programas específicos de pago, Evernote es un buen programa para esto, por todas sus funcionalidades, porque se sincroniza automáticamente con todos los dispositivos y porque además es gratuito. Como habrás observado, el hecho de revisar y organizar el sistema una vez por semana es esencial.

Puede parecer poco intuitivo organizar las Siguientes Acciones por circunstancias, pero es la manera más eficiente de aumentar tu productividad. En la misma línea, es mejor combinar las tareas personales con las del trabajo en un mismo sistema, tener 2 sistemas le restaría eficiencia y a la larga, en ciertos casos no sabríamos dónde hemos puesto una tarea en concreto.

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Recursos:

 

Organízate con eficacia – David Allen en Amazon.es

Getting Things Done – David Allen en Amazon.es

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