Por David Allen, 368 páginas, publicado en 2001, Título original: Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity

Resumen y crónica de Organízate con Eficacia

El método Getting Things Done (GTD) es muy popular en EE.UU. y se ha escrito mucho sobre él en la web. Además, existen muchísimos programas que permiten implementarlo aunque yo personalmente uso Evernote por su sencillez y porque es gratuito.

El autor es consultor en gestión y productividad desde hace más de 20 años. El libro comienza afirmando que el mundo del trabajo ha cambiado y que los gerentes a menudo tienen multitud de tareas que realizar casi simultáneamente, y que, incluso si pudieran utilizar toda su vida, probablemente no tendrían tiempo para realizar esas tareas tan bien como les gustaría. En la actualidad, las fronteras se han desvanecido para las empresas multinacionales, y su eficacia depende de la comunicación y colaboración fluida entre sus distintas unidades por lo que nadie puede permitirse el lujo de pasar por alto los innumerables emails que circulan diariamente. Los ejecutivos por lo tanto deben ser mucho más versátiles que antes. Esta evolución hace que sean necesarias nuevas herramientas y formas de trabajar.

Imagina lo que podrías hacer si pudieras optar por concentrarte en tus tareas sin interrupciones, pensamientos parásitos y otras distracciones mientras permaneces relajado y en plena posesión de todas tus facultades para realizar tus actividades. David Allen ofrece con su método una manera para tener la mente “como el agua” liberada de preocupaciones y totalmente focalizada en los objetivos a alcanzar. Veamos cómo.

Primera parte: El arte de organizarse con eficacia

Capítulo 1. una nueva práctica para una nueva realidad

Todo el mundo se queja de que tiene mucho que hacer y poco tiempo. Tareas que van desde “debo acabar el plan de marketing” a “debería limpiar el garaje”. Seguramente tienes más tareas y proyectos que tiempo para poder realizarlos.

Por otro lado estamos en la era del “trabajo del conocimiento” y éste no tiene unas fronteras bien definidas. Se nos pueden ocurrir ideas o mejoras en cualquier momento como por ejemplo en el metro o antes de acostarnos. Además todas las cuestiones sin resolver, desde la más importante hasta la más trivial, rondan constantemente nuestras mentes y son una fuente de frustración y culpabilidad. Por otro lado casi cualquier proyecto se podría hacer mejor, y actualmente el hecho de disponer de una cantidad de información infinita (internet) hace que esto sea aún más cierto.

Los antiguos modelos y costumbres son insuficientes. No resulta nada fácil conservar una perspectiva global de lo que estamos haciendo frente a las actividades más nimias que nos permiten avanzar paso a paso. Actualmente, los sistemas de organización ineficientes crean una gran resistencia y un gran estrés.

De hecho, cualquier cosa que te haga sobre-reaccionar o reaccionar poco te controla. Responder de manera inapropiada a los correos, tu equipo, tus proyectos, tus revistas no leídas, tus pensamientos… te llevará a resultados menos efectivos de lo que te gustaría. Además, cualquier cosa que esté donde no debe estar, se convierte en un lazo abierto que atrae tu atención.

El método GTD nos presenta por lo tanto los requisitos básicos para gestionar los compromisos:

  • Si está en tu mente, tu mente no está libre. Sácalo de ahí y guárdalo en un sistema de confianza.
  • Clarifica exactamente tu nivel de compromiso y decide qué tienes que hacer para progresar y acercarte hacia poder cumplir ese compromiso.
  • Una vez que has decidido todas las siguientes acciones a realizar, ten recordatorios de manera organizada.

He aquí un ejercicio para poner esto en práctica:

  • Escribe, en una sola frase, cómo sería el mejor resultado o solución para tu problema o necesidad más importante. ¿Qué tiene que suceder para que puedas dar ese proyecto por acabado?
  • Escribe el primer paso físico necesario que tienes que hacer para avanzar el proyecto.

¿Lo hiciste? Bien. ¿Cómo te sientes? Si reaccionas como la mayoría de la gente, deberías sentirte un poco mejor, relajado y centrado, y más motivado para lanzarte a resolver una situación sobre la que no has hecho más que pensar hasta ahora.

Tu mente debería recordarte las cosas solo cuando pudieras hacer algo al respecto.

  • Es una pérdida de tiempo y de energía mantenerte pensando sobre algo sobre lo que no puedes hacer ningún progreso. Elimina esos pensamientos parásitos.
  • Necesitamos transformar todas las “cosas por hacer” en acciones organizadas que podamos llevar a cabo.
  • Manteniendo limpia tu mente, sacando todo de ahí, trabajarás con mayor eficacia y menos estrés.

Capítulo 2. Controle su propia vida: cinco pasos para administrar el flujo de trabajo

Hay 5 fases para gestionar nuestro trabajo:

1. Recopilar

Para librar tu mente de todas las pequeñas preocupaciones, debes tenerlas todas recopiladas, cada lazo abierto tiene que estar en tu sistema de recopilación y fuera de tu cabeza. Cualquier cosa, especialmente cuando algo no está en su sitio.

2. Procesar

Deben procesarse los contenidos de las “cosas que hacer” y determinar qué acción requieren.

3. Organizar

David Allen propone el siguiente esquema para procesar y organizar todas nuestras acciones (en azul cuando se trata de procesar, en verde cuando se trata de una organizar):

organizate con eficacia getting things done

Según mi experiencia hay 2 ideas clave en este sistema de organización:

  • Toda acción que lleve menos de 2 minutos debe hacerse inmediatamente, es sorprendente lo que se gana sólo aplicando este consejo.
  • El calendario es un territorio sagrado.

Recalcaré además que sólo 3 cosas deben ir en el calendario:

  • Acciones específicas para un momento dado (por ejemplo una reunión).
    • Si la acción debe realizarse tan pronto como sea posible entonces ponla en la lista de siguientes acciones.
  • Acciones específicas para ese día (por ejemplo llamar a alguien a lo largo de ése día).
  • Información específica para ese día (la dirección de una reunión, eventos de interés).

Si tienes que pasar una acción todos los días al día siguiente entonces esa acción debería estar en la lista de próximas acciones, de lo contrario resultará desmoralizante.

4. Revisar

Revisa las listas con tanta frecuencia como sea necesario para sacarlas de tu mente. Si algo sigue merodeando por tu cabeza es que no ha sido tratado apropiadamente. De hecho, la revisión seminal es factor de éxito crítico, es el momento para: recopilar y procesar las “cosas por hacer”, revisar el sistema, actualizar las listas y tener todo claro, nítido, al día y completo.

5. Hacer

Casi siempre tenemos más cosas que hacer de las que realmente podemos hacer. Lo importante es elegir y sentirnos bien con la elección. GTD nos presenta un modelo con 4 criterios para elegir las acciones en cada momento:

  1. Contexto: tal vez necesitas estar en un lugar concreto
  2. Tiempo disponible
  3. Energía disponible
  4. Prioridad

Dependiendo del contexto, tiempo y energía disponibles, ¿cuál será la acción que me dé una mayor recompensa?

Capítulo 3. Poner en marcha los proyectos de forma creativa: las cinco fases de la planificación de proyectos

La clave para una productividad sin estrés está en tener:

  • unos resultados muy bien definidos así como las acciones siguientes a realizar
  • un sistema fiable que nos sirva de recordatorio y que será revisado con cierta frecuencia

En lugar de utilizar los sistemas de gestión de proyectos complicados como el diagrama de Gantt o softwares que sólo un puñado de especialistas entienden, el autor aboga por un método de planificación natural familiar que usamos de forma sencilla todos los días y sin pensar y que según él es el más eficaz.

El modelo de planificación natural de 5 etapas (he incluido la etapa de la lluvia de ideas dentro de la Visión dado que resulta más sencillo):

1. Propósito

  • Incluso si es de sentido común no podemos ignorar la pregunta del ¿por qué?
    • Nos ayuda a definir el éxito, a generar criterios para la toma de decisiones, distribuir los recursos y motivarnos.

2. Principios

  • Estos serían nuestros parámetros para la acción y criterios de excelencia y conducta, por ejemplo: ¿Mantenerse dentro del presupuesto? ¿Satisfacer al cliente?

3. Visión/ resultado – lluvia de ideas (brainstorming)

  • Clarificar nuestros pensamientos influye en cómo percibimos las cosas y en cómo actuamos. De ahí que sucedan cosas extraordinarias cuando te focalices y sepas exactamente qué es lo que quieres.
  • Nunca sabes cómo hacerlo hasta que no te ves haciéndolo. Puede que necesitemos realizar una lluvia de ideas para valorar todas las opciones posibles.

4. Organización

  • Una vez que tenemos ya varias ideas y acciones concretas podemos planificar el proyecto identificando los resultados o hitos intermedios.

5. Las siguientes acciones

  • Crear una lista de tus proyectos y gestionar constantemente las siguientes acciones es el 90% de planificar los proyectos.

¿Necesitas claridad organizacional?

Si le sigues dando muchas vueltas tal vez tengas que planificar más.

¿Necesitas aún más claridad?

  • haz una lluvia de ideas
  • enfócate en la visión, en el resultado
  • si la visión el resultado no están claros entonces tal vez tengas que volver al propósito

Segunda parte: Practicar la productividad sin estrés

Capítulo 4. Cómo empezar: establecer el tiempo, el espacio y las herramientas

Llevar a cabo cualquier metodología es una cuestión de trucos. Incluso si no aplicas al 100% el método GTD, muchos consejos del libro te ayudarán. Algunos consejos permiten realizar ciertas acciones en modo “piloto automático”. Por ejemplo, algo que seguramente ya conozcas, si no quieres que se te olvide algo por la mañana lo que puedes hacer es meterlo en una bolsa y colgarlo del pomo de la puerta de casa. Sólo con este consejo es muy difícil que se te olvide, por muy dormido que estés.

Destacaré algunas puntos:

  • El calendario no puede ser una herramienta organizacional, tiene que integrarse dentro de un sistema mucho más completo.
  • Si las herramientas necesarias o el sistema para archivarlo todo no es sencillo, funcional, rápido y divertido te resistirás con todo el proceso.
  • Una vez que sepas como procesar tus cosas y como organizarlas, solo necesitarás crear y gestionar listas.

Capítulo 5. Recopilación: ponerles cerco a las “cosas”

Capítulo 6. Procesamiento: vaciar el “cesto”

Capítulo 7. Organización: crear los recipientes adecuados

Capítulo 8. Revisar: mantener la funcionalidad del sistema

Capítulo 9. Hacer: elegir las mejores opciones

Capítulo 10. Controlar los proyectos

En estos seis capítulos, David Allen se centra en la ejecución y en los detalles sobre las cinco etapas del Capítulo 2 por lo que no entraré en detalles, lo importante es que explica en profundidad cada paso ofreciendo muchas herramientas, consejos y métodos para implementar GTD.

Tercera parte: El poder de los principios fundamentales

Capítulo 11. El poder del hábito de recopilar

Tras 25 años de experiencia, David Allen destaca que GTD tiene repercusiones positivas en el largo plazo. En efecto, existe un beneficio personal en gestionar las cosas bien y además generalmente nuestra relación con los demás mejora dado que cumplimos nuestros compromisos de manera más eficaz.

Sin embargo, ¿cuál sigue siendo entonces la fuente de pensamientos negativos? Aquellos que nos quitan energía y que pueden sumergirnos en estados de ansiedad e incluso depresión. ¿Tal vez surgen por qué trabajamos demasiado? Lo más probable es que siempre tengamos más tareas de las que seamos capaces de gestionar. La realidad es que la mayor parte de los sentimientos  negativos surgen al romper compromisos que nos hemos hecho con nosotros mismos.

¿Cómo lograr no romper los compromisos que realizamos con nosotros mismos? Para solucionar esto es suficiente con escoger de forma consciente una de estas 3 opciones:

  • No contraer el compromiso
  • Cumplir el compromiso
  • Renegociar el compromiso

Efectivamente debemos rechazar o abandonar compromisos. Seríamos mucho más felices si fuéramos menos exigentes con nosotros mismos. Y estaríamos menos desbordados si no nos impusiéramos tantas obligaciones personales o profesionales.

Capítulo 12. El poder de la decisión sobre la acción siguiente

¿Cuál es la primera acción?

Esta pregunta, si se convierte en un acto reflejo, supondrá un aumento de energía y productividad tanto a nivel individual como de las organizaciones. Sea cual sea la tarea, el proyecto a realizar, la idea a enfocar, pregúntate cuál es la primera acción a realizar y defínela. Esto te llevará a reflexionar – unos minutos al menos – y los resultados te sorprenderán.

Capítulo 13. El poder de centrarse en los resultados

Fundamentalmente solemos tener 2 problemas en esta vida:

  • Sabemos lo que queremos, pero no sabemos cómo obtenerlo.
  • No sabemos lo que queremos.

Tendríamos por lo tanto 2 soluciones:

  • Concretar
  • Imaginar

Visualizar el resultado que deseamos obtener y focalizarnos sobre él es un medio excelente para permanecer motivados y centrar nuestros esfuerzos en el objetivo.

Conclusión y crítica

Es un libro que recomiendo totalmente. Ha reducido mi nivel de estrés al no tener siempre tareas pendientes en la cabeza y sobre todo al perder la sensación de falta de control sobre lo que hago. La metodología está muy bien explicada y va al grano dándote ideas para mejorar en seguida tu productividad diaria – como por ejemplo realizar inmediatamente cualquier tarea que lleve menos de 2 minutos. En breve escribiré un artículo sobre cómo la he llevado a la práctica eliminando todo lo posible el papel de mi vida con Evernote.

Puntos fuertes:

  • Muy completo y coherente
  • Sencillo a la vez
  • Extremadamente pragmático

Puntos débiles:

  • Se centra en las tácticas para ser mas productivo pero le falta la estrategia. No por usar este libro vas a ser mas inteligente o tendrás una idea más clara de que quieres hacer realmente, podría suceder que te vuelvas muy eficaz en algo que no te guste nada.

Recursos

P.D.: Qué mejorarías de este resumen?

Organízate con eficacia – David Allen en Amazon.es

 Getting Things Done – David Allen en Amazon.es

2 comentarios

  1. Hola Marek, como te comenté en el primer post enhorabuena por el blog y por lanzar el primer post. Dos comentarios basados en mi experiencia con el método:

    Hecho en falta la definición del sistema de organización en el post. Quizás sea tu objetivo con el próximo post sobre Evernote, pero habría que realizar una descripción general o resumen(creo recordar que el libro la incluye) para que cada uno particularice. Yo por ejemplo, uso evernote pero nunca falta en mi bolsa un cuaderno y un bolígrafo.

    En los días en que vivimos es necesario integrar en el sistema de organización el servidor de correo que cada uno use, ya sea gmail, outlook, email o similares. Imprescindible revisar este punto para definir el sistema.

    Un saludo y a seguir trabajando, que esto pinta bien.
    Manuel

    • Gracias Manuel, lo cierto es que quiero tocar todos esos puntos que mencionas cuando escriba el artículo donde explico cómo he puesto en práctica este método (incluyendo la app para el móvil, cómo envío automáticamente algunos emails a Evernote, etc.).

      ¡Gracias por el feedback!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *