Las presentaciones son un medio muy humano para comunicar. Y eso es lo que las sitúa aparte. Tú eres único. […] Tu pasión te es propia y su expresión sólo puede venir de ti.

Nancy Duarte

Slideology Actitud Estrategica

 

Por Nancy Duarte, 296 páginas, publicado en 2008, Título original: Slide:ology – The Art and Science of Creating Great Presentations

¿Cuantas veces has estado en clase luchando por no cerrar los ojos mientras el profesor te soltaba su rollo? ¡A mi me ha pasado incluso sentado en primera fila!
Con una mediocridad cíclica, algunos profesores cumplen su labor escupiendo el mismo temario año tras año. Pero fuera de las aulas, en el mundo laboral, transmitir información de la misma manera te cierra una infinidad de puertas. En algunos sitios sucede, pero se paga caro en términos de resultados de negocio u oportunidades personales.

Cuando alguien quiere transmitirte información, alinear a la empresa o producir un cambio, y lo hace soltándote la chapa diapositiva tras diapositiva, en mi empresa se llama muerte por PowerPoint. Y no creas que tiene que ser una presentación muy larga, 15 minutos son suficientes para que toda la sala ya no te preste atención. De ahí que las presentaciones de TED no duren más de 20 minutos, porque tras ese tiempo, es mucho más complicado retener la atención de los demás.

El programa PowerPoint o similar, se hizo para facilitar el diseño de las diapositivas, pero actualmente hemos dejado de usar toda la parte de diseño al usar esta herramienta. Actualmente lo usamos tan mal, que creamos barreras visuales que nos impiden conectar con la audiencia. Y ese es el gran error, nos hemos convertido en las herramientas de nuestras herramientas. Las presentaciones se usan para todo en el mundo de los negocios, pero nuestra falta de entrenamiento en comunicación visual las han convertido en un desastre. Slide:ology pone el foco en este problema. No es un libro con accesos directos para PowerPoint, es un libro que explica el porqué, la estrategia de diseño.

Nancy Duarte, autora de bestsellers como “Resonate“, donde presenta una perspectiva más global sobre cómo hacer presentaciones excepcionales, y CEO de la consultora Duarte Design en Sillicon Valley, es una gurú del mundo de las presentaciones. Personalmente, lo que he leído de esta autora me ha parecido de gran calidad, muy simple y enfocado hacia lo que de verdad importa. Entre sus proyectos destacados esta su trabajo con Al Gore en las presentaciones relacionadas con el documental “Una verdad incómoda”.

El libro busca una revolución en el mundo de la comunicación. Slide:ideology, es decir, una nueva ideología  relacionada con el mundo de las diapositivas. Porque comunicar es una necesidad de cualquier trabajo pero mucha gente simplemente no entiende lo poderosa que puede ser una presentación. Cuando el presentador pierde toda comunicación con la audiencia los resultados son muchas veces desastrosos.

Crónica de Slide:ology

El error más común en las presentaciones suele ser la cantidad de texto. Pero es todavía más grave cuando el presentador lo lee tal cual… y esto sucede por falta de preparación, es más, la audiencia suele leer más rápido incluso que el presentador. Una diapositiva con más de 75 palabras no es una diapositiva, es un documento. Crear una presentación que refuerce el contenido visual requiere un sobre esfuerzo, pero merece la pena.

Si quieres crear un buena presentación no hay atajos para ahorrar tiempo, tienes que invertir tiempo en ella. El tiempo a dedicar será proporcional a cuanto esté en juego. Una presentación de “elite” (TED) requerirá entre 36 y 90 horas de preparación según la autora. De las cuales 3 horas se invertirán en repetir lo que se va a decir.

Para empezar, pregúntate cuáles son las necesidades de la audiencia, no vinieron a verte a ti, vinieron para ver qué les podías aportar.

  • ¿Quiénes son?
  • ¿Por qué están aquí?
  • ¿Qué les mantiene despiertos por la noche?
  • ¿Cómo puedes resolver su problema?
  • ¿Qué quieres que hagan?
  • ¿Cómo se pueden resistir?
  • ¿Cómo puedes conectar mejor con ellos?

Tras tener una idea más global de lo que vas a decir, llega el momento de profundizar un poco más en las ideas.

Creando ideas, no diapositivas

Los programas como PowerPoint son medios para contener ideas, no generarlas. Por ello, la autora apuesta por el sistema de post-its para generar ideas.

Genera tantas ideas como puedas, haz una lluvia de ideas o apuntalas cuando se te ocurran en cualquier sitio. En cada post-it una idea.
Después, selecciona aquellas que apoyan el concepto que quieres transmitir y organízalas para crear una historia. Genera dibujos, formas visuales que representen esas ideas. Usa diagramas para crear tu historia (pueden servir de índice), un diagrama te permite mostrar cómo interactúan las partes del todo. Además, hoy en día es casi imposible comunicar sin utilizar formas que simbolicen cosas. En la propia web de Nancy Duarte tienes recursos para crear diagramas en función del flujo de ideas que necesites. Y por último, no dudes en pedir opiniones y consejos en cada fase.

Cuando ya tienes una lista de ideas, lo siguiente sería ordenarlas creando una historia, esto se trata en el libro de “Resonate”. En Slide:ology, más enfocado al diseño, el siguiente paso será cómo mostrarlas.

Mostrando los datos

En la mayoría de las presentaciones nos apoyamos en datos para llegar a nuestras conclusiones, pero las diapositivas con datos no tratan realmente sobre los datos, si no sobre el significado de los mismos. Esta distinción es clave para crear tus presentaciones. Por otro lado, recuerda que una diapositiva no es el mejor soporte para mostrar datos complejos. Si es importante que la audiencia lo examine y llegue a sus propias conclusiones, entonces haz un folleto.

Cuando crees tus diapositivas, asegúrate de que la audiencia puede absorber los datos fácilmente. Para ello tienes estos 5 principios:

1. Di la verdad

  • Prepárate para dar acceso a todos los datos y responder a preguntas sobre tus conclusiones.

2. Ves al grano

  • Para comunicar con eficacia piensa en las conclusiones a las que quieres que llegue tu audiencia.
mejorar presentación

Gráfico normal y corriente

vs.

image

Gráfico con el foco en el mensaje clave

3. Escoge la herramienta adecuada

  • A veces la mejor gráfica no vale de nada, con un número es suficiente y generas mayor impacto.
  • Utiliza gráficos circulares solo para comparar porcentajes o cuando haya grandes diferencias. image
  • Los diagramas de barras son especialmente útiles cuando hay que mostrar muchos datos.

4. Destaca aquello que sea importante

  • El fondo aporta contexto, escala y referencias para los datos. Procura usar colores neutrales.
  • Los datos vienen generalmente de una tabla, por ello cualquiera que sea el gráfico asegúrate de que aporta contraste para que la información sea fácilmente distinguible.
  • Énfasis: enfoca la atención a donde deba dirigirse. Puede ir hacia una de las conclusiones de los datos.

5. Cuanto más sencillo, mejor. Se trata de facilitar la comunicación.

Una vez que sabemos qué datos queremos mostrar, llega el momento de organizarlos dentro de cada diapositiva.

Organizando los elementos

Es difícil organizar una buena diapositiva sin tener en cuenta ciertos elementos. La autora simplifica el proceso enfocándose en el contraste, el flujo, la jerarquía y la unidad.

Contraste – la audiencia debe identificar el punto principal rápidamente, para ello cambia su:

  • Tamaño.
  • Forma.
  • Contraste.
  • Color.
  • Proximidad con el resto de elementos.

Flujo – la audiencia debe saber en qué orden procesar la información:

  • Leemos de izquierda a derecha y de abajo arriba, un orden distinto podría estar indicado con flechas.
  • Cuando uses imágenes con gente asegúrate de que miran al texto y no al revés.
  • Debería ser obvio como leer los gráficos de un vistazo.
  • Escoge imágenes y diagramas con un flujo intencionado.
  • El flujo ha de llevar a la audiencia al punto más importante de la diapositiva o a la siguiente diapositiva.

Jerarquía – la audiencia debe conocer la relación entre los distintos elementos, para ello utiliza:

  • Un tamaño de letra bien diferenciado (títulos, palabras clave, texto normal).
  • Un diagrama con elementos de diferentes tamaños.

Unidad – la información va unida. Las cuadriculas proporcionan una forma flexible de mostrar la información sin perder la unidad. Esto te permite estructurar tu diapositiva y además darle cohesión a tu presentación. Aquí tienes algunos ejemplos con plantillas descargables:

Actitud Estrategica cuadricula 3

Cuadrícula con 3 columnas

Actitud Estrategica cuadricula 5

Cuadrícula con 5 columnas

Puedes crear las cuadriculas en PowerPoint en el menú “vista”, dentro de la sección “cuadriculas”. Las cuadrículas tienen la ventaja anclar cualquier objeto dentro de tu diapositiva facilitando mucho la sensación de unidad.

Antes o después de organizar los elementos en cada diapositiva tendremos que reflexionar sobre qué fondo, colores o tipo de texto utilizar para darle cohesión a nuestra presentación.

Usando elementos visuales: fondo, color y texto

El fondo debe ayudar a tu mensaje en lugar de competir con él, para ello, reduce el ruido cuando lo elijas. Para ayudarte a elegirlo puedes preguntarte: ¿cómo puede encajar con mi marca?

Ten en cuenta que el fondo te tiene que dejar espacio para la información, es un contenedor no un objeto. Evita fotos o imágenes en el fondo, la gente tendrá que procesar esta información con el resto reduciendo la efectividad de tu presentación.

Los fondos más utilizados suelen ser negros o blancos, si estás dudando entre estos dos colores ten en cuenta las siguientes características:

  • Negro:
    • Formal.
    • No influenciado por la luz en el ambiente.
    • No es bueno para folletos.
    • Menos oportunidades para sombras.
    • Para públicos grandes.
  • Blanco:
    • Informal.
    • Da sensación de luminosidad.
    • Bueno para folletos.
    • Para públicos pequeños.

El color es una ciencia en sí mismo. Preguntas como: ¿Quién es tu audiencia? ¿En qué industria estás? o ¿Quién eres? pueden ayudarte a elegirlo.

También puedes usar la rueda de color de Isaac Newton. La rueda de color se compone de rojo amarillo y azul espaciados de forma equidistante. En el centro están situados los tonos más claros y fuera los más oscuros. En PowerPoint está representada por un hexágono:

Rueda color PowerPoint

Versión PowerPoint de la rueda de color de Isaac Newton

Puedes utilizar colores monocromáticos en una misma línea (desde un punto exterior hasta el centro blanco), líneas opuestas (por ejemplo de izquierda a derecha del hexágono) o lineas de colores adyacentes según mas te convenga.

Otra opción es utilizar los los colores más comunes de las imágenes utilizadas en la industria. En relojería podrían ser los colores de la correa, del cuadrante, etc. En la industria lechera podríamos utilizar colores verdes, blancos, etc.

En cualquier caso, procura siempre escoger aproximadamente 3 colores principales más uno neutro y otro para el énfasis.

Para el texto los puntos a tener en cuenta son más sencillos:

  • La audiencia debería poder procesarlo en 3 segundos, nada de parrafadas.
  • Nunca combines más de 2 tipos de texto, puedes utilizar un tipo para los títulos y otro para los párrafos o palabras.
  • No animes el texto salvo que le de emoción o añada valor al mensaje. En esta presentación del Ipad de Steve Jobs tienes un ejemplo de animación de texto en el minuto 1:57 con un uso muy oportuno del humor para destrozar al posible competidor del Ipad: el Notebook.
  • E s p a c i a r  el texto también ayuda a resaltarlo.
  • Ajusta el especio entre palabras o letras para evitar formas de párrafos raras que sobresalgan a la derecha sin sentido.
  • Es mejor mostrar el texto según hablas dado que de lo contrario la audiencia lleva su propio ritmo de lectura y una vez que han acabado se aburren.

Truco: Si muestras el índice más de una vez para poner a la gente en contexto aclara las zonas no importantes.

Actitud Estrategica Indice presentacion

Solo está enfocado el título relevante para ese instante de la presentación

Truco: para elegir el tamaño de letra adecuado, entra en el menú “vista”, haz clic en “clasificador de diapositivas” y pon el zoom de abajo a la derecha al 66%, si puedes leer el texto, tu audiencia también puede.
Aún así, si bajas el tamaño de letra de 24punots (utilizar una fuente muy pequeña para meter más texto es sinónimo de que no te conoces bien el contenido) y

  • creas 3 niveles en tu lista,
    • has creado un documento,
      • no una dispositiva destinada al público.

Ahora ya tienes una idea de cómo organizar los elementos. Dentro de los distintos elementos que puedes utilizar, están las imágenes y los movimientos. Analizaremos en el siguiente apartado un par de detalles.

Utilizando elementos visuales: imágenes y movimientos

Tus imágenes deberían funcionar como una familia conectada, reflejar la cultura de la audiencia y estar en acorde con el contexto de tu mensaje. Por ejemplo pueden representar la experiencia de la industria o del consumidor.

Truco: La regla de los tercios, en las intersecciones están los puntos hacía donde se dirige la atención de la audiencia. Edita tus imágenes para poner ahí los elementos clave.

En referencia a los movimientos hay que tener cuidado, a veces hay tendencia a meter todo tipo de animaciones en y entre las diapositivas solo porque están disponibles. El movimiento siempre distrae a la audiencia. Una animación está mal utilizada cuando:

  • No es natural o intuitiva.
  • El ritmo es frenético o aburrido.
  • No añade valor al propósito de la presentación.
  • El movimiento distrae.
  • El estilo es inapropiado.

Hasta aquí hemos visto distintas tácticas para mejorar nuestras presentaciones, ahora llega el momento de aumentar nuestra productividad.

Gobernando con plantillas

Las plantillas nos permiten ahorrar horas de trabajo, especialmente cuando se van a hacer muchas presentaciones con el mismo contexto (empresa, tema, objetivo). Para crear una plantilla ten en cuenta qué cosas suelen cambiar y cuales suelen ser más atemporales.

Lo que rara vez suele cambiar en una plantilla es el logo, algunos atributos visuales propios del contexto, y la uniformidad en cuanto a fondos, colores y texto.

Donde sí que puedes encontrarte con más cambios y por lo tanto quieras crear una presentación totalmente a parte o una nueva plantilla, puede ser en:

  • Campañas publicitarias.
  • Informes anuales.

Atención: no olvides vigilar el peso de las imágenes, una platilla pesada en una gran empresa pueden ser terabytes de información en cuestión de semanas.

Los siguientes tipos de diapositivas pueden requerir tu atención cuando crees la plantilla:

  • Citas célebres.
  • La estructura o índice de la presentación.
  • Bienvenida.
  • Titulo.
  • Transiciones.
  • Agradecimiento.

Aquí tienes unas plantillas de Google Docs para presentaciones.

Finalmente, en Slide:ology se presentan ciertos puntos estratégicos para mejorar tus presentaciones, pero si quieres profundizar aún más te recomiendo una vez más el libro “Resonate” de Nancy Duarte.

Interactuando con diapositivas

Para mejorar tu comunicación con la audiencia, en cada diapositiva solo deberían aparecer las palabras clave. Además, deberías ser capaz de saber qué tienes que decir en cada diapositiva solo con la palabra clave en mente. Con la excepción de la primera frase o introducción y la conclusión final, no deberías aprenderte ningún texto de memoria. Para hablar con naturalidad debes entrenar y repetir la presentación muchas veces. Y si quieres ir más lejos, prepárate la presentación como si no fueras a disponer de un proyector.

Truco 1: cuando vayas a presentar un punto clave, apaga el proyector con la tecla B (black) para que la gente se focalice en ti.

Truco 2: para mantener la atención de la audiencia no te apoyes solo en tus diapositivas, varía utilizando rotafolios y pizarras.

Y para terminar, la pregunta del millón ante cualquier presentación: ¿Cuantas diapositivas necesito? A modo orientativo Nancy Duarte sugiere utilizar la regla 10/20/30:

  • No más de 10 diapositivas.
  • No más de 20 minutos.
  • Tamaño de letra no menor de 30 puntos.

Por ejemplo, 10 diapositivas para que tratan las preocupaciones de un inversor para financiar un nuevo negocio:

  • Problema que resuelve el negocio.
  • Solución.
  • Modelo de negocio.
  • La magia o tecnología que hay detrás.
  • Marketing y ventas.
  • Competencia.
  • Equipo de trabajo.
  • Proyecciones e hitos.
  • Estatus del proyecto  y fechas acordadas.
  • Resumen y llamada a la acción.

Conclusión y crítica

Los pasos presentados en el libro para dominar el diseño de una presentación siguen un sistema sencillo y bien estructurado. No se trata de convertirse en diseñador, se trata de conectar con nuestra audiencia comprendiendo algunos conceptos básicos sobre diseño y aplicar sentido común siguiendo los consejos del libro. El resultado: aumentar el interés de tu audiencia facilitando la transmisión y asimilación de información. La lectura del libro es muy rápida, su diseño hace honor a su contenido facilitando la asimilación del contenido.

Es una lectura que recomiendo a cualquiera que tenga que hacer una presentación. En seguida con un par de horas de lectura o un buen rato hojeándolo sabrás mas del tema que el 90% de la gente. Con este libro y “Resonate” es fácil que destaques en tus presentaciones.

Puntos fuertes

  • Un diseño que facilita la lectura a la vez que te servirá de inspiración.
  • Conceptos que van al grano y que podrás aplicar inmediatamente.
  • No es necesario abordar su lectura de forma lineal, puedes ir directamente a lo que más te interese.

Puntos débiles

  • La versión papel es un poco cara dado que contiene muchas imágenes de alta calidad.

Recursos

  • Resonate“, el libro donde Nancy Duarte trata con más detalle los demás los otros aspectos además del diseño que conforman una presentación excepcional.
  • ¿Qué diagrama se adapta mejor a tu propósito?
  • Distintos diagramas descargables de la web de Nancy Duarte.
  • Plantillas con cuadriculas de 3 y 5 columnas descargables.
  • Unsplash, pcjumbo, littlevisuals, new old stock, imágenes de alta resolución gratuitas y libres de derechos.
  • Plantillas de Google Docs para presentaciones.

MBA Personal

Precio del libro Gratis (biblioteca de la empresa)
Coste total del desafío 29,31€
Tiempo de lectura 3h
Tiempo de escritura del artículo 7h30
Tiempo total 81h30

 

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